1. DEFINICIONES
a) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
b) Datos Personales: Información personal que nos entregan las personas.
c) Datos Sensibles: Los datos que pueden afectar la intimidad de la persona.
d) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de datos y realiza efectivamente el Tratamiento de los Datos. Para estas PPMD, el Responsable será la sociedad Señales y Vías S.A.S., en adelante La Empresa.
e) Tratamiento de Datos (o “Tratamiento”): Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como, pero sin limitarse a, su recolección, almacenamiento, administración, uso, circulación o supresión.
f) Titular: La persona natural o jurídica que entrega los Datos Personales. Por lo general será El Usuario, según la definición incluida en los TCU de www.subastaya.co (el portal) que hacen parte integral de esta Política de Privacidad y Manejo de Datos. Es este documento podrá denominarse también como “Usted”.
2. PRESENTACIÓN
En www.subastaya.co respetamos el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar su información. Para nosotros es de gran importancia la confianza de nuestros Usuarios y la seguridad de sus Datos Personales.
Comprometidos con la seguridad de sus Datos, y en cumplimiento de lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, hemos desarrollado la presente Política de Privacidad y Manejo de Datos, (en adelante, PPMD) que incluye la descripción de todas las medidas adoptadas por nosotros para proteger y mantener la confidencialidad de la información que usted nos brinda.
Esta declaración explica como www.subastaya.co recopila, maneja, almacena y protege sus Datos Personales en el contexto de nuestros servicios. Asimismo, proporciona información sobre sus derechos y sobre cómo puede ponerse en contacto con nosotros si tiene preguntas acerca de cómo salvaguardamos la integridad, confidencialidad y disponibilidad de su información personal.
La PPMD forma parte de los Términos y Condiciones de Uso (TCU) del sitio web y es vinculante para todos los Usuarios.
Mediante esta PPMD El Titular declara que la Información suministrada le pertenece
y es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, comprensible y corresponde a la realidad vigente al momento de suministrarla.
Al momento de suministrarnos información personal, se entenderá que Usted ha leído, entendido y aceptado previamente nuestra PPMD. Por ello, le solicitamos revisarla detalladamente antes de suministrar sus datos personales.
Tenga en cuenta que La Empresa se reserva el derecho de actualizar y/o modificar la PPMD aquí contenida, de conformidad con la normatividad vigente y consideraciones de necesidad y conveniencia por parte de La Empresa, por lo que
le recomendamos consultar regularmente el contenido del presente documento.
3. ¿QUIÉNES SON LOS DESTINATARIOS DE ESTAS POLÍTICAS?
Estas PPMD aplican a todos los Usuarios, Clientes, Vendedores, empleados, aspirantes a ser contratados, ex-empleados, colaboradores, prestadores de servicios, representantes, contactos comerciales, aliados, socios, proveedores, contratistas, vinculados y cualquier persona con quien La Empresa tenga, haya tenido o llegare a tener cualquier actividad que implique el conocimiento, acceso o recopilación de datos Personales.
Teniendo en cuenta la naturaleza de los Bienes que se subastan en www.subastaya.co (automóviles, maquinaria pesadas o de construcción, de carga, arte e inmuebles), nuestros servicios no están relacionados con el interés de los niños, y en caso de captar la atención de algún menor, El Usuario reconoce y acepta que éste no está autorizado para compartir información, o comprar o vender los Bienes a subastar. Por lo anterior, El Usuario y/o Titular tiene la obligación de verificar en todo momento que los menores no usen o compartan sus Datos personales sin su autorización previa.
4. ¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS?
A través de nuestro sitio web podemos recopilar cualquier información de carácter personal de los Usuarios, tales como, pero sin limitarse a:
a) Nombre, apellido, correo electrónico, dirección o ubicación, número de teléfono, edad.
b) Número de identificación (Cédula de ciudadanía o NIT)
c) Nombre de Usuario e información de seguridad para la autenticación y el acceso al portal.
d) Contenido de Usuario, como comunicaciones, preferencias, prioridades, Bienes adquiridos con anterioridad y archivos proporcionados por Usted en relación con su uso de los servicios.
e) Información general de pago, como número de transferencias realizadas y datos de cuentas bancarias. Sin embargo, teniendo en cuenta que La Empresa no recibe pagos con tarjetas de crédito, ni transferencias vía PSE, no conocemos los números de tarjetas de crédito, dígitos de verificación ni demás información financiera confidencial.
f) Información del dispositivo, como la dirección IP, URL, la ubicación o el proveedor de internet.
g) Información de uso e historial de navegación.
En www.subastayá.co no solicitamos Datos Sensibles o relacionados con su raza u
origen étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, antecedentes penales, su salud, preferencias sexuales o la pertenencia a grupos o asociaciones sindicales, sociales o de derechos humanos, salvo que sea iniciativa y voluntad de El Titular entregarla para satisfacer alguna necesidad particular. Esta información se manejará bajo los mismos estándares y controles de confidencialidad indicados en esta PPMD.
5. ¿CÓMO OBTENEMOS INFORMACIÓN PERSONAL?
La Empresa obtiene sus Datos Personales de las siguientes fuentes:
a) Mediante su registro en el portal;
b) Mediante cualquier medio escrito, magnético o digital, pero especialmente mediante los correos electrónicos, formularios y documentos que Usted nos suministra directamente.
c) A través de sus interacciones con www.subastaya.co, por ejemplo: en las subastas online, cuando compra o vende Bienes, se inscribe para un evento, solicita información escrita o telefónica, responde encuestas, participa en foros, o de cualquier manera utiliza nuestros servicios.
d) Mediante el suministro de su opinión sobre el servicio recibido, o alguno de los Bienes vendidos o adquiridos, o en general, de su experiencia a través de www.subastaya.co;
e) De servidores y otras tecnologías que recopilan automáticamente información sobre el sistema/dispositivos y el uso que El Titular hace del portal.De terceros como las personas que le proporcionan acceso a nuestros servicios para configurar un Nombre de Usuario.
f) A través de cookies y tecnologías similares incluidas en nuestros servicios.
g) A través de socios comerciales y proveedores de servicios que trabajen con La Empresa.
h) De sitios web públicos, bases de datos abiertas del gobierno u otros datos de dominio público.
i) En general, en el momento en que en que Usted suministra la Información a La Empresa por cualquier otro medio que permita probar que se publicaron las PPMD y que el Titular tuvo la oportunidad de conocerlas, entenderlas, solicitar información sobre ellas, y aceptarlas.
6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS
Mediante este documento el Titular de los Datos Personales otorga consentimiento libre, previo, expreso e informado a La Empresa para dar Tratamiento a sus Datos, en el marco de lo estipulado en la legislación colombiana.
El Usuario también nos autoriza irrevocablemente para enviar correos electrónicos a la dirección registrada con información publicitaria, novedades de productos y cualquier otra información que el portal considere pertinente y útil para Usted. De conformidad con este documento, La Empresa podrá publicar las respuestas a encuestas, opiniones, videos o fotografías que El Usuario haya utilizado para tal fin. Dicho consentimiento puede ser expreso, mediante autorización impresa y firmada por El Titular, y entregada en las instalaciones de la Empresa, o por cualquiera de los medios mediante los cuales El Titular entrega información a La Empresa, según lo indicado en el numeral 5 de estas PPMD.
En todo caso, El Titular acepta los términos de este Acuerdo y reconoce que el uso de www.subastaya.co constituye una firma electrónica en los términos de la Ley 527 de 1999, y las demás normas que la modifiquen o adicionen, y que como tal es una firma completamente válida, tiene efectos legales, es aplicable, vinculante y no puede ser refutada por Usted ni por la persona a quien Usted represente, si es el caso.
Usted puede elegir si desea o no proporcionar Información personal a La Empresa, pero si decide no hacerlo, es posible que no obtenga la funcionalidad completa de nuestros servicios.
7. ¿PARA QUE USAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?
La información que La Empresa recopila es utilizada con fines totalmente lícitos y legítimos, tales como:
a) Configurar, administrar y enviar información importante sobre su cuenta, proporcionarle asistencia técnica y capacitación, o ayudarle con la validación de su identidad.
b) Enviar a El Titular la Información del Bien que desea adquirir;
c) Realizar actividades comerciales o de contabilidad como facturación, cobros, devoluciones, cuando a ello hubiere lugar;
d) Dar respuesta a las preguntas, solicitudes y comentarios del propio Titular;
e) Tener un registro de los Usuarios y sus ofertas o compras;
f) Generar estadísticas sobre las preferencias de los Usuarios.
g) Con fines de investigación y desarrollo de La Empresa;
h) Hacer que su búsqueda dentro del portal se adecue a sus necesidades e intereses;
i) Ofrecer y sugerir contenidos personalizados como noticias, informes e información comercial;
j) Mantener contacto entre Usted y La Empresa;
k) Enviar ofertas de marketing, boletines informativos sobre eventos y actividades promocionales;
l) Contactar a los Titulares para realizar encuestas, medir el grado de interés en los Bienes a subastar, monitorear y evaluar la satisfacción de El Cliente con el servicio y con los Bienes que se comercializan a través del sitio web;
m) Dar a conocer y hacer cumplir los términos y condiciones de uso de www.subastaya.co, sus obligaciones y prohibiciones;
n) Cumplir con los requisitos de auditoría interna y externa, incluidas las obligaciones de seguridad de la información;
o) Prevenir, detectar o permitir la investigación de delitos u otras infracciones legales;
p) Ejercer, proteger y defender los derechos de La Empresa, o los de otra persona natural o jurídica, si a ello hubiere lugar;
q) Cumplir con las solicitudes u órdenes de organismos judiciales, entidades de control y vigilancia como superintendencias y demás autoridades;
r) Remitir la información a El Vendedor o El Comprador, para evitar solicitar a El Titular la misma información varias veces;
s) Compartirla con el Fabricante original del equipo, sus distribuidores, proveedores de servicios o cualquier otro tercero autorizado. Estas personas utilizan la información para entender el mercado secundario de su equipo y evaluar la satisfacción de sus Compradores, entre otros. La responsabilidad del manejo de esa información recae directa y exclusivamente en dichos distribuidores, representantes o proveedores de servicios.
t) En general, para realizar actividades que permitan desarrollar el objeto social de La Empresa.
u) Para mostrar información que Usted o La Empresa decidan publicar, compartir, poner a disposición en salas de chat, servicios de mensajería y foros comunitarios o de eventos.
8. ¿CÓMO PROTEGEMOS LA INFORMACIÓN?
La Empresa tomará las medidas necesarias para:
a) Evitar daños, pérdidas, alteraciones, destrucción de la información.
b) Proteger la información de revelaciones involuntarias, o de cualquier uso, acceso o tratamiento fraudulento o no autorizado de la misma.
c) Mantener la confidencialidad de la información personal, de acuerdo con la ley vigente.
d) Realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los Titulares de estos le reporten novedades o solicitudes. La confidencialidad de los datos personales se garantizará a través de auditorías, controles y medidas de seguridad administrativas y físicas, además de las herramientas tecnológicas y aplicaciones adecuadas tales como WordPress, y demás plug-ins asociados que ya se encuentran instalados o que se podrán instalar en la página Web.
Adicionalmente, La Empresa cuenta además con un equipo capacitado y responsable de la implementación de prácticas seguras de manipulación de datos a través de www.subastaya.co
La Empresa realizará copias de seguridad de la información en discos duros externos, de propiedad y manejo exclusivo de La Empresa. En aras de mantener y preservar la información segura, La Empresa podrá, en el futuro, guardar dichas copias de seguridad y almacenamiento en la nube, bajo el precepto de compartir dicha información con la menor cantidad de terceros posible.
No haremos uso de los datos personales de manera diferente a la autorizada en esta PPMD. En el evento en que requiramos de los datos personales para otra finalidad, pondremos a disposición un nuevo aviso de privacidad con las características del nuevo tratamiento.
Aunque hacemos todos los esfuerzos posibles por mantener la confiabilidad de su información personal y usamos tecnología de seguridad para proteger la información personal que usted nos transmite a través de nuestro sitio Web, El Titular reconoce que desafortunadamente, ningún sistema de seguridad o de transmisión de datos a través de Internet puede garantizar que sea totalmente seguro.
Por lo anterior, y por su propia protección y privacidad no incluya en los mensajes de correo electrónico que nos envíe la información personal que considere estrictamente confidencial, ni datos de tarjetas de crédito.
9. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN?
Los Titulares de los Datos Personales tienen derecho a:
a) Solicitar la supresión de algún Dato y/o revocar la autorización de manejo de sus datos cuando desee hacerlo, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
b) Conocer, consultar, actualizar y rectificar sus Datos Personales en cualquier momento respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
c) Restringir el uso de su información personal de conformidad en lo establecido en la ley.
d) Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a La Empresa, si a ello hubiere lugar.
e) Ser informado por La Empresa del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
f) Consultar los mecanismos de control y seguridad implementados por La Empresa.
g) Presentar reclamaciones ante La Empresa con relación al tratamiento de sus datos personales. Sin embargo, para este fin, El Cliente reconoce y acepta que estos derechos no son absolutos.
h) Radicar ante las entidades competentes, las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a La Empresa.
Para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de sus Datos, Usted deberá enviar su solicitud al contacto indicado al final de este documento.
La consulta debe dirigirse a Señales y Vías S.A.S. con el asunto “tratamiento de datos personales”, el nombre completo del Titular, la descripción de la consulta, solicitud, petición, queja o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y el correo electrónico. El titular de la información deberá presentar y/o adjuntar los siguientes documentos:
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: documento de identidad
válido, documento que acredite la calidad de Representante legal y/o apoderado del titular y el número del documento de identidad del Titular.
• Si se trata del Titular: Documento de identidad válido.
• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad válido, Registro Civil de Defunción del Titular, Documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
• Los demás documentos que se quieran hacer valer.
En caso de que la consulta resulte incompleta, La Empresa solicitará al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante se pronuncie, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La respuesta a la consulta será remitida por cualquier medio idóneo conforme a la información que repose en la Base de datos de La Empresa o a la que haya sido comunicada al momento de realizar la consulta.
10. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON TERCEROS
La Información personal recopilada de El Titular es para uso exclusivo de La Empresa, por lo que en principio no la compartiremos con nadie. Tampoco cederemos o realizaremos operaciones de transferencia de bases de datos con terceros.
Sin embargo, La Empresa podrá entregar la información a los mismos Titulares de los datos, sus herederos o representantes, en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten, o cuando sea requerido por las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo indicado en la legislación colombiana vigente. También compartiremos esta información con los terceros que sean facultados por alguna ley o por el mismo Titular de los Datos tras haber otorgado autorización para entregar la información. Solo las personas facultadas por La Empresa (empleados, proveedores, asesores legales o financieros, y demás terceros autorizados) tendrán acceso a las fuentes de datos. Sin embargo, dicho acceso es limitado y controlado mediante la suscripción de contratos de privacidad y confidencialidad. Las obligaciones contenidas en esos contratos subsisten con posterioridad a la terminación de las relaciones entre dichas personas y La Empresa.
En caso de venta o transferencia de La Empresa o de fusión o liquidación de las sociedades que esta constituya, los datos personales serán transferidos al tercero involucrado, quien deberá procurar la protección y confidencialidad de la información, sin necesidad de que medie autorización por parte de El Titular para dicha transferencia.
De otro lado, es posible que de manera informativa y sin que pueda alegarse la existencia de vínculo contractual, nuestro sitio web contenga vínculos con sitios Web de terceros.
Es de conocimiento de El Usuario que La Empresa no es responsable por la recopilación, uso, mantenimiento, revelación o conservación de la información que realicen estos u otros terceros. Por lo anterior, El Titular reconoce y acepta que le corresponde verificar las declaraciones de privacidad y términos que cada portal web ofrece.
11. COOKIES
Este Sitio web podría usar «cookies» u otras tecnologías que nos ayudan a brindarle contenido específico de acuerdo con sus intereses, para procesar sus pedidos y /o analizar sus patrones de visita.
Las «cookies» son pequeños archivos que se almacenan en el disco duro de su computador o dispositivo móvil y por sí mismas no pueden ser usadas para revelar su identidad personal, sino solo para obtener información como nombre del dominio, número de IP e información de las páginas a las que se accede, con el objetivo de mejorar su experiencia en línea. Esta información identifica su navegador, pero no a usted, en nuestros servidores cuando visita nuestro sitio web. Usted puede decidir si acepta o niega su uso libremente. Si no desea que se recopile información mediante el uso de «cookies», podrá borrarlas o bloquearlas.
12. ¿POR CUÁNTO TIEMPO ALMACENAMOS LA INFORMACIÓN?
Mediante este Acuerdo El Titular reconoce y acepta que La Empresa puede, pero no está obligada a, almacenar o mantener la información que Usted proporcione, excepto en la medida que la legislación aplicable así lo ordene; es decir, de conformidad con los fines y las limitaciones establecidas en la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que los modifiquen o adicionen.
Sin embargo, El Usuario autoriza para que esta información sea almacenada consultada, administrada, verificada o actualizada, con la finalidad de llevar a cabo actuaciones propias de estas PPMD y del objeto social de La Empresa.
Por lo anterior, La Empresa podrá conservar su información por el tiempo que estime conveniente para cumplir los propósitos para los cuales se recopiló; o por el tiempo que considere necesario para dar cumplimiento a sus obligaciones y deberes legales y para demostrárselo así a las autoridades competentes.
En todo caso, la información permanecerá mínimo dos (2) años contados a partir de nuestra última interacción y hasta por un período de diez (10) años, prorrogables, a discreción de La Empresa, con independencia de que Usted haya dejado o no de utilizar nuestros servicios.
En caso de existir un documento impreso con autorización expresa de manejo y protección de datos, La Empresa conservará copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, en las condiciones y durante el tiempo previstos en la Legislación vigente.
13. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y MANEJO DE DATOS
Estas PPMD están vigentes a partir de abril de 2019, de manera indefinida.
Nos reservamos el derecho a cambiar, complementar o actualizar las PPMD aquí contenida, cuando lo consideremos necesario por razones legales, técnicas, o por requerimiento de las autoridades, entre otras.
Cuando hagamos cambios sustanciales, éstos se comunicarán a través del canal adecuado antes de ser implementados. Usted sabrá cual es la última versión de esta Política por la fecha que aparece al final del documento.
Al usar esta página web Usted acepta expresamente estar regido por esta Política, con todas sus modificaciones, de manera inmediata. No obstante, le recomendamos consultar nuestra página periódicamente para conocer los últimos cambios de esta Política.
Si alguna de las presentes condiciones fuera declarada inválida, nula o ineficaz, dicha condición se entenderá excluida y se reemplazará por otra disposición sin que dicha declaración pueda afectar la validez ni la exigibilidad del resto de condiciones, las cuales continuarán vigentes.
14. ¿CÓMO COMUNICARSE CON SUBASTAYA.CO?
Si tiene alguna pregunta, comentario, reclamo o sugerencia en relación con la protección de datos o algún punto de estas Políticas, sobre la manera en que procesamos y usamos la información sobre Usted, o si desea hacer uso de su derecho de acceso, retracto o cancelación de la presente PPMD, comuníquese con nosotros a:
Dirección: Cra 81 No 44 B 87. Edificio Aragón, Local 101
Teléfono: (4) 586 78 37
Email: fallasypqr@subastaya.co
Responsable del Tratamiento: Señales y Vías S.A.S.
Persona de contacto: Sandra Milena Jiménez Colorado